ДОЛГОВА Г.Б.

Проектирование информационных систем

Лекции
Часть 2.
Тема 7 «Проектирование первичных документов  и экранных форм ввода»

Н.Новгород
2010

1.	 Форма первичного документа.
2.	Виды первичных документов.
3.	Требования, учитываемые при проектировании.
               3.1. Общие требования.
               3.2. Специальные требования.
4.	Последовательность проектирования.
5.	Экранная форма ввода.
6.	Документооборот и электронный документооборот.
Нормативные документы
1.	Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".
2.	Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
3.	Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
4.	Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".
5.	Постановление Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения".
6.	Постановление Госкомстата России от 11.11.1999 N 100 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ".
7.	Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".
8.	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
9.	Положение по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
10.	 Письмо Минфина России от 24.07.1992 N 59 "Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы".
11.	 Письмо Минфина России от 16.04.2007 N 02-14-10а/891.
12.	 Письмо Минфина России от 24.04.2007 N 07-05-06/106.
13.	Кирьянова З.В. Методологические и организационные основы первичного учёта. – М.: Финансы и статистика, 2000.
14.	Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. – М.: Финансы и статистика, 2001.
15.	федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 N 1-ФЗ (принят ГД ФС РФ 13.12.2001).
16.	Постановление Госкомстата России от 29.05.1998 N 57а.
17.	Письмо Минфина России от 18.06.1998 N 27н.

1.	Форма первичного документа

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицированная форма (бумажного) документа - бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.
Формы представления унифицированного текста:
1)	Трафарет — форма представления грамматически связанного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения переменной информации.
	Например. В графе назначение платежа документа Платежное поручение – «Подоходный налог, удержанный из заработной платы за _________ месяц, перечисляется в бюджет полностью».  Дата -     "__" ____________ 20__ г.     Подпись  -                     
___________ __________ _____________________     .
 должность       подпись      расшифровка подписи               

2) Анкета - форма  представления текста, содержащая характеристики некоторого объекта по определенному набору признаков. В анкетной форме одному наименованию реквизита соответствует одно значение. Наименования и значения реквизитов располагаются по вертикали. Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне, а заполнение их –  справа, один пол другим,  сверху вниз.
	Например. Фрагмент документа, связанного с выпуском облигаций:
    Индивидуальный государственный регистрационный  номер  выпуска
облигаций ________________________________________________________
        Дата государственной регистрации выпуска "__" ________ 200_ г.
        Место нахождения (почтовый   адрес)   кредитной  организации -
эмитента и контактные телефоны ___________________________________.
Или фрагмент традиционной анкеты сотрудника:
Фамилия _____________________________
Имя _________________________________
Отчество _____________________________
Год рождения _________________________
Место рождения _______________________ .
3) Таблица - одному наименованию реквизита может соответствовать несколько значений. Наименования и значения реквизитов располагаются по горизонтали. Например. Фрагмент документа Счет фактура.

Наименование,
	Номенклатурный 	Цена	Количество	Сумма
	
Сорт, размер
	номер		по документу

док-ту	отправлено

 	
  Подшипники	11250	2.50	100	100	250.00	
  Кольцо С4-15	11781	1.25	30	27	  33.75	
  Стартеры	12261	1.15	180	180	207.00	
	Если в таблице всего одна строка значений, то иногда называют подобную форму зональная. Например.
Дата	Вид
операции	Cклад	
17.02.99	         51	                                4444	

4)	Комбинированная форма - когда в бланке документа различные реквизиты располагаются по разным формам. Встречается наиболее часто. Например. Лицевая сторона типовой формы документа Акт (накладная) приемки-передачи основных средств построена по комбинированной форме. Здесь присутствует трафарет, анкета,  таблица  и зональная  формы размещения реквизитов.

Унифицированная форма N ОС-2
Утверждена
Постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 N 7

                                                                ┌─────────┐
                                                                │  Коды   │
                                                                ├─────────┤
                                                 Форма по ОКУД  │ 0306032 │
                                                                ├─────────┤
                                                       по ОКПО  │         │
______________________________________________________          ├─────────┤
              (наименование организации)                        │         │
Сдатчик _______________________________________________________ │         │
               (наименование структурного подразделения)        ├─────────┤
                                                                │         │
Получатель ____________________________________________________ │         │
                (наименование структурного подразделения)       └─────────┘

                                          ┌─────────┬───────────┐
                                          │  Номер  │   Дата    │
                                          │документа│составления│
                                          ├─────────┼───────────┤
                                          │         │           │
                                НАКЛАДНАЯ └─────────┴───────────┘
          на внутреннее перемещение объектов основных средств

Номер 
по   
порядку	Объект основных средств        	Количество,
шт.    	Стоимость,
руб., коп.	
	наименование	дата     
приобретения 
(год выпуска,
постройки)  	инвентарный
номер   		единицы	всего	
1   	2      	3      	4     	5     	6   	7	

                             Оборотная сторона формы N ОС-2 по ОКУД 0306032

───────┬──────────────────────────────────────┬───────────┬────────────────
 Номер │       Объект основных средств        │Количество,│   Стоимость,
  по   │                                      │    шт.    │   руб., коп.
порядку├────────────┬─────────────┬───────────┤           ├───────┬────────
       │наименование│    дата     │инвентарный│           │единицы│ всего
       │            │приобретения │   номер   │           │       │
       │            │(год выпуска,│           │           │       │
       │            │ постройки)  │           │           │       │
───────┼────────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼───────┼────────
   1   │     2      │      3      │     4     │     5     │   6   │   7
───────┼────────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼───────┼────────
       │            │             │           │           │       │
       │            │             │           │           │       │
       │            │             │           │           │       │
                                               Итого по документу │

Примечание (краткая  характеристика технического состояния объекта основных
средств). _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Объекты основных средств

                                                                ┌────────┐
                                                                │        │
Сдал __________ _________ _____________________ Табельный номер └────────┘
    (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _____ 20__ г.

                                                                   ┌────────┐
                                                                   │        │
Принял ___________ _________ _____________________ Табельный номер └────────┘
       (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"__" _____ 20__ г.

В  инвентарной  карточке (книге) учета объекта основных средств перемещение
отмечено

Главный бухгалтер (бухгалтер) _________  _____________________
                              (подпись)  (расшифровка подписи)

2.	Виды первичных документов
По назначению документы подразделяются на следующие виды:
-	распорядительные;
-	оправдательные;
-	бухгалтерского оформления;
-	комбинированные.
Распорядительные документы дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
Оправдательные документы подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести приходный кассовый ордер.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами. 
Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.
Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.
По порядку формирования различают первичные и сводные документы.
Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. В настоящее время  разработаны унифицированные формы первичных документов по учету:
- сельскохозяйственной продукции и сырья;
- труда и его оплаты;
- основных средств и нематериальных активов;
- материалов;
- малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
- работ в капитальном строительстве;
- работы строительных машин и механизмов;
- работ в автомобильном транспорте;
- результатов инвентаризации;
- кассовых операций;
- торговых операций.
Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
С 1 января 2002 г. вступила в силу гл. 25 НК РФ, которая ввела понятие налогового учета, в основу которого также положены первичные учетные документы, систематизируемые в регистрах налогового учета для правильного исчисления налоговой базы по налогу на прибыль и заполнения налоговой декларации.
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание). 
Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи).
По способу использования – применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.
Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. 
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).
Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.
При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно-заборные карты. 
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера. 
Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения. 
По количеству учётных позиций различают однопозиционные (однострочные) и многопозиционные (многострочные) документы.
Однопозиционные документы  отражают операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).
Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными. Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно-заборные карты.
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.
Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.
Не вошедшие в указанный перечень документы  представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами)
Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:
-	вручную;
-	частично механизированным путём;
-	автоматизированным путём.
К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости.
Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины.
Документы, подготавливаемые автоматизированным способом. Возможны различные варианты технологии. Одним из возможных вариантов является диалоговое формирование первичного документа и распечатка на принтере. Законно ли не распечатывать составленный в компьютере первичный документ? Следует исходить из состава реквизитов конкретной унифицированной формы и возможности заменить личную подпись ответственных лиц (а в ряде случаев еще и печать организации) электронной цифровой подписью (ЭЦП).
3.	Требования, учитываемые при проектировании
3.1. Общие требования

Общие требования выполняются всегда, не зависят от способа подготовки документа. Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29. 07. 1998 г.  № 34н). 
1. Унификация, типизация, стандартизация. Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты. Функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 N 835 "О первичных учетных документах" возложены на Государственный Комитет по статистике, по согласованию содержания и состава этих форм с Минфином РФ и Минэкономики РФ. 
Возможна синтаксическая и семантическая унификация. Синтаксическая унификация предполагает одинаковую форму и последовательность расположения реквизитов. Посмотрите форму ОС-1, ОС-2. Семантическая унификация предполагает использование одной формы документа для однородных по смыслу операций. Например. Требование + Накладная = Требование-накладная.
При использовании электронного варианта альбома (например, в структурных подразделениях организации, в филиалах) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками альбома или работником, отвечающим за его использование.
2. В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
•	наименование документа (формы);
•	код формы;
•	дату составления;
•	содержание хозяйственной операции;
•	измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
•	наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
•	личные подписи указанных выше должностных лиц.
В п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов, наряду с уже названными реквизитами, отнесены также:
•	наименование организации, от имени которой составлен документ;
•	расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.
Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным. Тем не менее, указывать расшифровки подписей целесообразно, поскольку впоследствии при необходимости это позволит легко установить, кто подписал данный документ и отвечает за правильность и обоснованность совершения зафиксированной документом хозяйственной операции. Также желательно и указание наименования организации, от имени которой составлен документ.
Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Таким образом, например, в случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут признать неправомерным списание расходов на себестоимость.
3. Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.
Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты:
•	номер документа;
•	адрес предприятия;
•	основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной 
документом (договор, приказ, распоряжение);
•	другие дополнительные реквизиты, определяемые характером  хозяйственных операций.
Таким образом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц;
4. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
5. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.
6. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
7. Отсутствие ненужных данных  и полнота информации документов для решения задач.
8. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
9. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.
Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение "записать красным". 
10. Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования.
Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Прибегать к каким-либо сокращениям (кроме общепринятых) следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.
11. В документе различают заголовочную, содержательную и оформительскую зоны:
I - заголовочная зона включает справочные и группировочные реквизиты, постоянные для документа в порядке убывания общности;
II - содержательная зона включает реквизиты переменные для данного документа. Сюда входят справочные реквизиты признаков, группировочные реквизиты признаки  и  реквизиты-основания - исходные и производные;
III - оформительская зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц, печати.
Группировочные реквизиты в дальнейшем используются для выполнения логических процедур преобразования информации (поиск, выборка, объединение, пересечение).
Справочные реквизиты детализируют, раскрывают содержание хозяйственных операций.
В конце II  и I могут присутствовать реквизиты, встречающиеся не во всем объеме документов. Например. Порядковый номер записи в картотеке.

.
.
.

Признаки группировочные
ПГ

Признаки
справочные
       ПС

«_»_____200_г.

ПС                  ПГ

производные

исходные

Рис. Рациональная последовательность расположения реквизитов в первичном документе
3.2. Специальные требования
Специальные требования обусловлены выполнением процедур преобразования информации документа автоматизированным способом. Данные из документа вводятся в режиме диалога в информационную систему, передаются, обрабатываются.
1. Значения реквизитов вводимых в информационную систему обводятся замкнутой ломаной линией. Образуются острова из замкнутых ломаных линий. Посмотрите документ Акт (накладная) приемки-передачи основных средств.
2. Минимизация ручного ввода данных 
a)	 могут быть присоединены реквизиты, рассчитываемые по информации документа и баз данных (БД),
b)	 автоматическое присоединение  из БД логически связанных реквизитов; 
c)		использование системы меню;
d)		использование исходных электронных документов;
e)		использование информации, передаваемой по каналам связи, и специализированных технических устройств;
f)		использование специальных символов, специальных бланков, в которые заранее проставлены определенные символы, реквизиты.
3.	Необходимо обеспечить ввод и регистрацию достоверной информации:
а)	как правило, это приводит к вводу дополнительных разрядов, реквизитов, строк, столбцов;
б)	для подтверждения юридической силы - печати, штампы, электронные подписи, расшифровки сумм и подписей.
4.	Унификация экранных форм, типизация интерфейса.
5.	Согласование последовательности реквизитов в экранной форме с последовательностью реквизитов в документе.
4.  Последовательность проектирования
Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности.
Ι. Построение новой формы документа
1.1.	Определение состава результатных показателей  (сообщений).
1.2.	Определение состава входных показателей (сообщений).
1.3.	Определение состава первичных показателей (сообщений).
1.4.	Распределение показателей (сообщений) по документам.
1.5.	Выбор формы размещения реквизитов.
1.6.	Определение способа нанесения информации в документы.
1.7.	Проверка последовательности и места расположения реквизитов.
1.8.	Проектирование эскиза формы в соответствии с требованиями.
2.	Создание унифицированной системы документации.
2.1.	Выявление и анализ полной системы документации.
2.2.	Составление перечня документов по функциональным подсистемам.
2.3.	Выявление характеристик документов.
2.4.	Выявление производных и многократно вводимых в ИС показателей (сообщений).
2.5.	Введение единой терминологии, создание единого словаря.
2.6.	Выбор единых единиц измерения.
2.7.	Классификация и кодирование форм документов, при необходимости разработка классификаторов для реквизитного состава документов.
2.8.	Уточнение форм документов и построение  унифицированных форм документов.
3.	Разработка инструктивно-методических документов, регламентирующих работу пользователей с унифицированной системой документации
3.1.	Определение правил заполнения и использования документов.
3.2.	Построение схемы документооборота.
3.3.	Утверждение документов.
3.4.	Тиражирование бланков документов.
3.5.	Составление инструкций по заполнению, документообороту.
После определения полного реквизитного состава каждого документа: 
o	Классификация реквизитов: постоянные и переменные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на машинные носители. 
o	Установление логической соподчиненности реквизитов.
o	Редактирование наименований документов и реквизитов. 
o	Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией. 
o	Выделение утолщенной линией значений реквизитов, вводимых в ИС. 
o	Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей. 
o	Выбор формата бумажного носителя. 
o	Построение эскиза экранной формы документа. 

Экранная форма ввода
Экранные формы можно считать масками, через которые пользователь рассматривает поля записи. Маска скрывает от пользователя не нужные ему в данный момент поля. Пользователь может создать экранные формы, в которых поля размещены по всему полю экрана в удобном ему порядке. По его требованию в форме могут быть интегрированы и другие элементы (надписи, командные кнопки, селекторные кнопки, контрольные индикаторы, списки, иллюстрации.). Формы можно раскрасить любыми доступными красками, использовать для оформления растры и графические элементы (линии и прямоугольники). 
Экранные формы предназначены облегчить пользователю ввод данных в базу и в качестве дополнительной информации могут содержать тексты помощи, отвечающие на вопрос, как ввести данные в поле X, а также образцы заполнения полей. Формы должны быть обозримыми и наглядными
Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии документа.
Экранная  форма ввода документа (ЭФ) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, ниспадающие меню или списки для выбора.
Видеограмма документа – это изображение на экране монитора полностью или частично бумажной копии документа.
Создание форм электронных документов требует использования и специального программного обеспечения. На рисунке приведены основные типовые элементы экранной формы ввода документа, использование которые предусмотрено в большинстве программ автоматизации проектирования электронных документов.

Рис. Элементы электронного документа
Основные элементы экранной формы:
o	Текст,
o	Поле ввода.
o	Таблица,
o	Дерево,
o	Список,
o	Таблица значений,
o	Поле со списком,
o	Флажок,
o	Кнопка,
o	Картинка,
o	Рамка,
o	Шкала,
o	Графический объект.
	Проектирование экранных форм ввода документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирование форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:
•	создание структуры ЭФ – подготовка внешнего вида с помощью графических средств;
•	определение содержания формы ЭФ, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных;
•	определение перечня макетов экранных форм – по каждой задаче проектировщик анализирует «постановку» каждой задачи, в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией;
•	определение содержания макетов – выполняется на основе состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов.
	Работа заканчивается программированием разработанных макетов экранных форм и их апробацией. 
Наиболее распространенными типами организации диалога являются меню, шаблон, команда, естественный язык.
Меню как тип диалога очень удобен для конечного пользователя.
Реализация диалога типа «меню» возможна через вывод на экран видеотерминала определенных функций системы.
Выбор конкретной функции пользователем может осуществляться:
•	набором на клавиатуре требуемой директивы или ее сокращенного обозначения;
•	набором на клавиатуре номера необходимой функции;
•	подведением курсора в строку экрана с нужной пользователю функцией;
•	нажатием функциональных клавиш, запрограммированных на реализацию данной функции.
При наличии различных вариантов ответов на ввод функций Пользователем в последующих шагах производится детализация, или уточнение действий, например, какая информация должна вводиться, в каком виде или на какое устройство желательно осуществить вывод и т.д. Частным случаем диалога типа «меню», является два альтернативных варианта ответа: ДА или НЕТ.
 Шаблон — это режим взаимодействия конечного пользователя и ЭВМ, на каждом шаге которого система воспринимает только синтаксически ограниченное по формату входное сообщение пользователя. Варианты ответа пользователя ограничиваются форматами, предъявляемыми ему на экране видеотерминала. Диалог может быть реализован двумя способами:
•	указание системой на экране дисплея формата вводимого пользователем сообщения;
•	резервирование места для сообщения пользователя в тексте сообщения системы на экране терминала.
Диалог «шаблон» используется для ввода данных, значения которых или понятны (например, поле для записи даты, фамилии, названия предприятия), или являются профессиональными терминами, известными пользователю по его предметной области.
Различают жесткий и свободный шаблон. Жесткий шаблон предусматривает, чтобы количество вводимых пользователем символов обязательно соответствовало числу разрядов, выделенных программой на экране дисплея. При свободном шаблоне задается предельно допустимое поле, в которое вносится конкретное значение, например фамилия работающего при формировании справочника.
Разновидностью данного типа диалога является простой запрос: пользователю предоставляется возможность вводить массив, состоящий более чем из одного сообщения, по формату, заданному системой. Диалог в этом случае сводится всего лишь к одному шагу, а в качестве сообщений на экране компьютера могут быть выведены анкетные данные работающих, номенклатура материальных ценностей.
С содержательной точки зрения можно различать:
1)	Меню значений
a)	Фиксированной длины (месяц, вид операции)
i)	Одно поле с данными
ii)	Поле типа флажок
iii)	Поле типа переключатель
iv)	Поле типа шкала
b)	Переменной длины (поставщик)
i)	Без вспомогательного окна (только поле наименование)
ii)	С вспомогательным окном (поля соответствующего файла базы данных)
2)	Меню функций
	2.1. Поле с командами-действиями (открыть, сохранить, печать, просмотр, поиск, провести)
	2.2. Поле типа флажок
2.3.	 Поле типа переключатель
2.4.	 Кнопка
Диалог типа «команда» инициируется пользователем. При этом выполняется одна из допустимых на данном шаге диалога команд пользователя. Их перечень отсутствует на экране, но легко вызывается на экран с помощью специальной директивы или функциональной клавиши (обычно F1). При вводе ошибочной команды (нет в списке, не тот формат или синтаксис) выдается сообщение об ошибке.
Естественный язык — это тип диалога, при котором запрос и ответ со стороны пользователя ведется на близком к естественному языке. Пользователь свободно формулирует задачу, но с набором установленных программной средой слов, фраз и синтаксиса языка. Система может уточнять формулировку пользователя. Разновидностью диалога является речевое общение с системой. Обычно при решении экономических задач используется сочетание нескольких типов диалога. Это дает возможность общаться с системой как пользователю-неспециалисту (должен знать свой пароль и свое меню), так и пользователю-специалисту (например, администратору системы) с более широким диапазоном выполняемых функций.
Требования, учитываемые при проектировании:
	1. Минимизация состава реквизитов экранной формы:
a)	отображение одной – двух строк в табличной форе;
b)	исключение логически производные реквизиты, которые могут быть присоединены из БД (код формы, код формы по ОКУД.);
c)	исключение констант для своего предприятия (название предприятия, код по ОКПО);
d)	исключение реквизитов, которые заполняются в документе вручную и не вводятся в базу данных (через кого, затребовал, разрешил, подписи). 
	2. Минимизация ручного ввода исходных данных:
a)	 использование системы меню значений (вид операции, МОЛ);
b)	 навигация без контекста - автоматическое присоединение необходимых реквизитов, которые пользователь просматривает в открывающемся вспомогательном окне (наименование, номенклатурный номер, место хранения, балансовый счет, субсчет, код аналитического учета, единица измерения, внутризаводская цена);
c)	использование исходных электронных документов (разрешение на прием-отпуск материала-товара, договор);
d)	автоматизированное формирование реквизитов признаков (№ документа, порядковый номер записи в картотеке);
e)	автоматизированное формирование производных реквизитов оснований и их отображение при необходимости на экране (число мест, итого по документу, сумма с учетом НДС)
3.	Необходимо обеспечить ввод и регистрацию достоверной информации:
a)	как правило, это приводит к вводу дополнительных разрядов, реквизитов, строк, столбцов (число мест, итого по документу).
b)		для подтверждения юридической силы просмотр печатей, штампов, электронных подписей.
c)	 Размещение на экранной форме дополнительных элементов за счет уменьшения размера символов допустимо только в ограниченной степени.
4. Обеспечение просмотра логически связанных электронных документов:
a)	Если существует исходный электронный документ (счет, договор, счет-фактура, платежное поручение);
b)	Просмотр сводных электронных документов, в которых отображается информация введенного документа;
c)	Журнал, реестр, отчет (просмотр документа из сводных электронных документов). 
d)	Пользователи не должны ничего запоминать или записывать при переходе от одной экранной формы к другой.
5. Включение функциональных кнопок, переключателей:
a)	Отмена, сохранить, печать, просмотр, провести,
b)	Поиск (если разработаны процедуры документографического и фактографического поиска).
6.	Согласование последовательности реквизитов в экранной форме с их последовательностью во вводимом документе.
7.	При просмотре видеограммы документа и печати должны присутствовать все реквизиты типовой формы (название предприятия, подписи).
8.	Экранная форма должна иметь наименование, совпадающее с наименованием вводимого или формируемого документа.
9.	Навигация:
а)	курсор по умолчанию должен перемещаться слева направо, а затем сверху вниз. 
б)	большинство пользователей гораздо лучше справляются с вертикальной, а не с горизонтальной прокруткой, особенно если при прокрутке вправо из левой части экрана исчезают важные данные и условные обозначения.
в)	экранная форма не должна состоять из множества страниц.
навигация с контекстом - в качестве примера рассмотрим систему обработки заявлений о выплате страхового возмещения, гибкая система навигации даст возможность пользователям вызывать  экранные формы по порядку в контексте заявления, над которым он работают. Допустим, работу пользователя прерывает запрос по телефону и он хочет ознакомиться с другим полисом (принадлежащим тому, кто звонит). Естественно, навигация с контекстом уже не помогает, а становится помехой. Пользователь хотел бы "отложить" куда-нибудь текущее заявление, поработать над другим заявлением (которое становится контекстом), а потом вызвать отложенное заявление в контекст и продолжить над ним работу с того места, где работа над ним была прервана.
Чтобы правильно организовать перемещение между окнами приложения, необходимо иметь полное представление о методах работы пользователей, особенно о документообороте.
10.	Дизайн: 
а)	Использование специальных эффектов следует свести к минимуму.
б)	Выбор спокойных тонов для фона документа и полей.

Рис. Последовательность кадров и экранных форм  при вводе данных документа 

ПМК подменю констант
ПМС подменю справочников;
ПМД – подменю документов;
ПМЖ – подменю журналов;
ЭФК – экранная форма ввода констант;
ЭФС – экранная форма справочника;
ЭФВД – экранная форма ввода документа;
ЭФЖ – экранная форма журнала;
ВД - видеограмма документа;
Список найденных по результатам документографического или фактографического поиска по информации ЭФВД.

Рассмотрим экранную форму ввода, используемую при оформлении операции внешнего поступления в программном комплексе 1С.  

Кастрюля
Сковорода

	

Замечание 1.Убрать «галочку» в поле «Счет-фактура», если ее нет.
Замечание 2. Выбрать  склад и поставщика,  используя справочники.
Замечание 3. По умолчанию в поле «Договор» стоит «Основной договор». Необходимо заменить "Основной договор" номером своего договора, который вводится на основе справочника «Договора». 

			
и при задании параметров этого договора – отключить «галочку» автоматического формирования книги покупок и книги продаж.	
	
	После выбора очередной номенклатуры формируется строка в документе.
При этом заполняется графа «цена» в соответствии с типом цен, который должен быть
Определен в поле «Тип Цен». Оператору достаточно только заполнить поле количество.
Все остальные поля вычисляются автоматически. Аналогично, заполняются новые строки.
	После оформления документа – нажать кнопу «ОК» и на вопрос «Провести документ»- ответить «ДА».
 	В основном меню пункт «Журналы», выбрать - Общий журнал,  появится строка, где зарегистрирован документ «Поступление товаров». Если все выполнено корректно, то появится «галочка» слева, означающая формирование бухгалтерских проводок по этому документу.

		
Анализ  способа ввода  реквизитов выполним для документа «Акт приемки-передачи основных средств».  Рассмотрим схему базы данных:

Организация                                            Подразделение                                  Документ

Код формы
Наименование
Код вида операции
Код ОКУД

Код подразделения
Полное наименование 
Краткое наименование 
Вид деятельности

Код организации
Полное наименование
Краткое наименование 
Код по ОКПО

                                                                                                                       Движение

Единицы измерения (ЕИ)                    Основные средства                       

Код ЕИ
Полное наименование
Краткое наименование
Код ОКЕИ

Инвентарный номер
Полное наименование
Краткое наименование
Заводской номер
Номер паспорта

Количество
Модель
Код изготовителя

Регистрационный номер
Инвентарный
 номер
Номер документа
Дата
Код вида операции
Получатель (код)
Отправитель (код)
Корреспондентский счёт
Количество
Код ЕИ

	1	М

	

М

	

Таблица анализа реквизитного состава
Наименование реквизита	Способ ввода	
Наименование документа	Шаблон	
Номер документа	Автоматически (А), процедура	
Название организации	Шаблон	
Дата составления	А, процедура	
Код вида операции	Меню значений	
Код лица, ответственного за сохранность	Меню значений	
Сдатчик (структурное
 подразделение)	Меню значений\А	
Получатель (структурное подразделение)	Меню значений\А	
Вид деятельности	А	
Дебет	А	
Счет, субсчет	А	
Код аналитического учета	А	
Кредит	А	
Счет, субсчет	А	
Код аналитического учета	А	
Первоначальная (балансовая)
 стоимость	А	
Срок полезного использования	А	
Сумма начисленной
 амортизации	А	
Сумма амортизации
 %, или сметная ставка	А	
Код	А	
Нормы
 амортизационных отчислений	А	
Счета объекта
 аналитического учета
 (для отнесения нормы
 амортизации ОС)	А	
Номер		
Инвентарный	А	
Заводской	А	
Сумма износа	А	
Подразделение (в котором
 находился объект на момент составления акта)	А	
Объект (оборудование)		
Вид	А	
Код	А	
Год выпуска	А	
Дата ввода в эксплуатацию	А	
Номер паспорта	А	
Основание перемещения	Меню	
Краткая характеристика объекта	А	
Приспособления 
и принадлежности		
Наименование	А	
Код	Меню	
Количество	ввод	
Содержание драгоценных 
материалов 
(металлов, камней.)		
Наименование драгоценных
 материалов	А	
Номенклатурный номер	Меню	
Единица измерения		
Наименование	А	
Код	Меню	
Количество (масса)	ввод	
Соответствие объекта 
техническим условиям	Меню	
Необходимость доработки	Меню	
Результаты испытания объекта	Меню	
Заключение комиссии	Меню	
Приложение.
 Перечень технической
 документации	Меню	

Оборотная сторона документа не вводится в ИС примечание. В противном случае следует проектировать две вкладки (экранные формы ввода данных)– для лицевой и оборотной стороны. В экранной форме лицевой стороны остаются: наименование и № документа, дата, отправитель и получатель, инвентарный №, единица измерения, количество. Способ отображения задан в таблице. Нарисуем на доске эскиз экранной формы. Приведем пример экранной формы ввода для документа, отражающего поступление оборудования в ACSSES.

6. Документооборот
Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.	,
Этапы документооборота:
1.	Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2.	Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
3.	Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;
4.	Сдача в архив.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графика документооборота по предприятию
Утверждено приказом № __ от	

Создание документа	Проверка документа	Обработка документа	Передача в архив	
Наименование документа	Количество экземпляров	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Ответственный за исполнение	Срок исполнения	Ответственный за проверку	Кто представляет	Порядок представления	Срок представления	Кто исполняет	Срок исполнения	Кто исполняет	Срок передачи	
Требование	2	Склад	ОМТС, бухгалтерия	Склад	Ежедневно (до час.)	Бухгалтерия	1 экз.-цех2экз. -склад	При отчете при реестре	Ежедневно (до часов)	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	По истечении квартала	
Работники предприятия, учреждения создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением  графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет  главный бухгалтер.
Принципы построения документооборота:
o	Исключение или ограничение возвратных движений документа;
o	Однократность пребывания документа в одном структурном подразделении и у одного исполнителя;
o	Присутствие документа на какой-либо операции должно быть обосновано необходимостью использования данного носителя, обработки носителя;
o	Различные операции над информацией документа должны выполняться параллельно, что позволяет сократить время движения и увеличить оперативность использования;
o	Предусмотреть все возможные варианты движения каждого экземпляра документа;
o	При необходимости регистрации сведений о ходе движения документа следует создавать электронные картотеки регистрационных карточек.

Схема документооборота документа «Акт (накладной) приемки-передачи основных средств» по факту передачи объекта основных средств из одного подразделения в другое:

Наименование операции	Бухгалтерия	Комиссия по приемке-передаче 
объекта ОС	  Директор	Архив	
Проставление основных параметров передаваемого объекта ОС по документам	
Распоряжение

                

   Акт

	

            

 Указание данных осмотра передаваемого ОС членами комиссии		
      
     Акт                                                     

			
Визирование документа лицами передающей и принимающей стороны, запись в инвентарной карте		
    Акт 

 
Инвентарная                             
карта			
Визирование акта руководством		

	
                                                                   
Акт    		
Обработка информации акта,
хранение	          
     Акт

 Журналы,
  регистры		

Основные понятия электронного документооборота
:
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);
средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций: создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;
сертификат средств электронной цифровой подписи - документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям;
закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;
подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;
пользователь сертификата ключа подписи - физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи;
информационная система общего пользования - информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано;
корпоративная информационная система - информационная система, участниками    которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы. 
Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято  понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контроль за их исполнением. Главное назначение систем электронного у документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (поиск как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии.

Условия использования электронной  цифровой подписи
1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
2. Участник информационной системы может быть одновременно владельцем любого количества сертификатов ключей подписей. При этом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.
Данные статистики
В 1996 году Билл Гейтс распорядился перейти на электронные формы. Из тысячи с лишним видов бумажных форм в компании осталось 60, за счет чего экономия составила $40 млн. в год, а многие службы стали работать гораздо эффективнее.
По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени. Как подсчитали аналитики Association for Information & Image Management, среднестатистический исполнитель по два с половиной часа в неделю разыскивает пропавшие документы, а у делопроизводителей на поиск нужных документов уходит 20-30% рабочего времени.
На среднестатистическом предприятии более 80% информации существует в «бумажном» виде и лишь 20% в цифровом. Беспрепятственный доступ (в любое время, на любом рабочем месте) возможен лишь к электронным данным — бумажные информационные запасы использовать в масштабах предприятия. Расчеты показывают, что предприятие, которое производит по 100 папок с документами в неделю, тратит 18,7 тыс. $ в год на восстановление потерянных документов.
По данным The Survey Shop, 11-13% европейских руководителей высшего звена периодически теряют важную документацию или хранят так, что её невозможно найти.
По разным оценкам, время, которое сотрудник вынужден ежедневно тратить на поиск и размещение документов, приводит к увеличению затрат предприятия на $3,2 млн. в год на каждую тыс. служащих.
Тем не менее, по оценкам аналитиков, важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться.
 Виды систем электронного документооборота
Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программ:
•	средства групповой работы (Lotus Notes, Novell Group Wise и MS Exchange);
•	систем управления особыми видами документов (PDM-систем);
•	специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Вааn, 1С).
Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения  большого числа задач управления документами. Тем не менее, следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.
И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:
•	практическая неограниченность размера электронного архива;
•	встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
•	поддержка версий документов;
•	возможность хранения документов в архиве в исходном формате; - возможность ведения журналов действий пользователей.
В свою очередь, специализированные системы управления документами можно условно разделить на 2 категории:
1.	Программные средства, изначально ориентированные на узкое, профильное применение и не имеющие средств интеграции с другими информационными системами. Помимо управления документооборотом, такие программные системы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя. 
2.	Специализированные РDM-системы, предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например, кораблей). 
В корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, т. к. практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную КИС. Следует все же отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.
Системы управления выводом документов
Одним из особых сегментов современного рынка систем управления документооборотом (СУД) являются так называемые системы управления выводом документов (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами.
В некоторых OMS-системах дополнительно реализована возможность архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS — integrated document archive and retrieval systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша — генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. 
Системы, подобные e.ComPresent Web Portal, предоставляют новые возможности для создания Web-ориентированных пользовательских приложений, основанных на клиентском самообслуживании. Web-доставка уже доказала свою эффективность, снизив расходы на печать и почтовые отправления..
Информация, которую пользователь хочет включить в отчет, может быть получена не только из ERP-системы. Перед выводом отчета пользователи могут запросить из OMS-системы (в том числе, через Интернет) любую индексированную информацию, хранящуюся в общем репозитарии. Если пользователям необходимо регулярно готовить отчеты, то они могут сформировать запросы таким образом, что запрашиваемая информация будет автоматически собираться, храниться и доставляться на настольный ПК пользователя (эту функцию OMS-систем часто еще называют «пакетной обработкой»). 
По оценкам аналитиков, в настоящее время более 80% информационных активов предприятий и организаций хранится в форме неструктурированных документов, недоступных современным ERP-системам (т. е., большинство ERP-систем охватывает своей функциональностью только около 20% всех сторон деятельности предприятия). С обработкой неструктурированной информации сейчас лучше всего справляются СУД.
Российский рынок DM-продуктов поделен на два лагеря. С одной стороны -многочисленные готовые (или почти готовые) российские разработки: «1С:Документооборот», «БОСС-Референт», «Дело-предприятие», «Евфрат», LanDocs, Optima WorkFlow, «Эскадо», Company Media» и другие. С другой - западный инструментарий лидеров мирового рынка Documentum, FileNel, Hummingbird, Staffware. Microsoft и IBM/Lotus, внедрением которого занимаются российские интеграторы и консультанты.
БОСС-Референт - система электронного документооборота, программный комплекс, разработанный компанией «АйТи» на платформе Lotus Notes/Domino. БОСС-Референт позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением. Внедрение системы электронного документооборота БОСС-Референт является шагом на пути построения системы Управления Знаниями организации.
БОСС-Референт, разработанной компанией «АйТи», показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект. Неотъемлемыми компонентами системы электронного документооборота организации на базе программного продукта БОСС-Референт являются:
•	встроенная электронная почта;
•	средства выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети;
•	корпоративная система электронного документооборота.
Система электронного документооборота БОСС - Референт построена на следующих основных принципах:
•	последовательная реализация стратегии в области информационных систем;
•	поддержка распределенной базы данных;
•	архитектура «клиент-сервер»;
•	возможность расширения
•	открытость;
•	ориентация только на передовые технологии и применяемые средства.
Создание корпоративной информационной системы па основе БОСС-Референт и Lotus Notes направлено на достижение следующих целей:
•	автоматизация и повышение эффективности работы сотрудников, подразделений и организации в целом
Схема документооборота документа «Акт (накладной) приемки-передачи основных средств» по факту передачи объекта основных средств из одного подразделения в другое: в условиях электронного документооборота и электронной подписи.

Наименование операции	Бухгалтерия	Комиссия по приемке-передаче 
объекта ОС	  Директор	Архив	
Проставление основных параметров передаваемого объекта ОС по документам, обработка и хранение	

Акт

                

   

	

            

			
 Указание данных осмотра передаваемого ОС членами комиссии		

Акт

                                                  

			
Визирование документа лицами передающей и принимающей стороны, запись в инвентарной карте		

Акт

 
 			
Визирование акта руководством		

	
Акт